Πολιτική Απορρήτου
Τελευταία ενημέρωση: 9 Νοεμβρίου 2026
1. Υπεύθυνος Επεξεργασίας
Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων είναι η εταιρεία KOSMOPOULOS Tax & Business Advisors Ε.Ε. (εφεξής «Εταιρεία»), με έδρα: Αγίου Διονυσίου 10Β, 122 43 Αιγάλεω, Αττική · ΑΦΜ 803305036 · ΔΟΥ ΚΕΦΟΔΕ Αττικής · Αρ. ΓΕΜΗ 194206603000 (Επαγγελματικό Επιμελητήριο Αθήνας) · Νόμιμος εκπρόσωπος: Χρήστος Κοσμόπουλος.
Email επικοινωνίας: ckosmopoulos@kosmopoulostax.gr
2. Δεδομένα που Συλλέγουμε
| Στοιχεία ταυτοποίησης: Ονοματεπώνυμο, email, τηλέφωνο, εταιρεία, ΑΦΜ |
| Κωδικοί TaxisNet: Αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα (AES-256-GCM) αποκλειστικά για άντληση δεδομένων από την ΑΑΔΕ και, μόνο όπου υπάρχει σχετική εντολή, από τον e-ΕΦΚΑ (ενότητα 14) |
| Φορολογικά δεδομένα ΑΑΔΕ: Οφειλές, μισθωτήρια, φορολογικές δηλώσεις (Ε1, Ε2, Ε3, εκκαθαριστικά), δηλώσεις Ε9/ΕΝΦΙΑ, ΦΕΝΠ, συμφωνητικά μισθώσεων |
| Αριθμοί μητρώου (ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ΑΜΕ) καταχωρίζονται μόνο όπου χρειάζονται για τις υπηρεσίες του portal. |
| Δεδομένα e-ΕΦΚΑ και ΚΕΑΟ: Καρτέλα εργοδότη, κατάλογος υποβληθεισών ΑΠΔ, μητρώα και οφειλές ΚΕΑΟ (ενότητα 14) |
| Δεδομένα myDATA: Τα παραστατικά που έχετε εκδώσει ή λάβει και τα κλειδιά πρόσβασης στο myDATA, τα οποία αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα (ενότητα 15) |
| Οικονομικά στοιχεία: Μηνιαία έσοδα/έξοδα, αναφορές κερδοφορίας (P&L), δείκτες KPI, φορολογικοί υπολογισμοί |
| Έγγραφα: Αρχεία που ανεβάζετε ή σας αποστέλλουμε μέσω του portal |
| Μηνύματα: Επικοινωνία μέσω του ενσωματωμένου chat |
| Αιτήματα: Όσα μας στέλνετε από τη φόρμα επικοινωνίας και τα αιτήματα δικαιωμάτων που μας στέλνετε με email (ενότητα 7) |
| Δεδομένα βοηθού τεχνητής νοημοσύνης (ΤΝ): Οι ερωτήσεις σας, έως τα δέκα (10) τελευταία μηνύματα της τρέχουσας συνομιλίας και τα στοιχεία που διαβάζει ο βοηθός για να απαντήσει (ενότητα 16). Η συνομιλία δεν αποθηκεύεται στη βάση μας. Για κάθε ερώτηση κρατάμε στο αρχείο ενεργειών μόνο ότι έγινε, με ποια νομική βάση, ποιες πηγές διάβασε ο βοηθός και πόσο μεγάλη ήταν, όχι το περιεχόμενό της |
| Push notifications: Το αναγνωριστικό εγγραφής (subscription token) του browser σας, εφόσον το δηλώσετε. Η αποστολή push notifications δεν είναι ακόμη ενεργή — το αναγνωριστικό αποθηκεύεται για τη μελλοντική ενεργοποίηση της λειτουργίας |
| Τεχνικά δεδομένα: Ημερομηνία/ώρα ενεργειών, διεύθυνση IP, τύπος και σύντομη περιγραφή κάθε ενέργειας στο αρχείο ενεργειών — η περιγραφή μπορεί να περιέχει απόσπασμα του σχετικού περιεχομένου (π.χ. τους πρώτους χαρακτήρες ενός SMS που στάλθηκε) — καθώς και τεχνικές αναφορές σφαλμάτων (ενότητα 9) |
| Αρχείο συγκαταθέσεων: Κάθε φορά που δίνετε ή ανακαλείτε μια συγκατάθεση — αποδοχή όρων χρήσης, επιλογή στο banner cookies ενώ είστε συνδεδεμένοι, εξουσιοδότηση για τους κωδικούς TaxisNet, συγκατάθεση για τον βοηθό ΤΝ, λειτουργικές ειδοποιήσεις email/SMS και προωθητική επικοινωνία email/SMS — κρατάμε ξεχωριστή εγγραφή: τι αφορούσε, αν δόθηκε ή ανακλήθηκε, ποια έκδοση του κειμένου σας εμφανίστηκε μαζί με το ψηφιακό της αποτύπωμα, την ημερομηνία και ώρα, τη διεύθυνση IP και το πρόγραμμα περιήγησης. Το αρχείο αυτό είναι η απόδειξη ότι η επεξεργασία έγινε νόμιμα (άρθρο 7 παρ. 1 ΓΚΠΔ) και οι εγγραφές του δεν τροποποιούνται ποτέ |
| Στοιχεία συνδρομής: Η κατάσταση της συνδρομής σας στην πύλη, η ημερομηνία λήξης, το ιστορικό πληρωμών (ποσό, ημερομηνία, τρόπος πληρωμής, αριθμός παραστατικού ή τραπεζικής αναφοράς) και τυχόν σημειώσεις του γραφείου. Δεν αποθηκεύουμε στοιχεία κάρτας: η καταχώριση των πληρωμών γίνεται χειροκίνητα από το γραφείο |
Η παροχή των στοιχείων ταυτότητας, επικοινωνίας και ΑΦΜ είναι αναγκαία για τη σύμβαση· χωρίς αυτά δεν μπορούμε να σας εξυπηρετήσουμε μέσω του portal. Οι κωδικοί, τα κλειδιά και ο βοηθός ΤΝ είναι προαιρετικά.
3. Σκοπός Επεξεργασίας
- Παροχή υπηρεσιών φοροτεχνικής και λογιστικής υποστήριξης
- Ασφαλής διαμοιρασμός εγγράφων μεταξύ εσάς και του συμβούλου
- Αυτοματοποιημένη άντληση φορολογικών δεδομένων από ΑΑΔΕ (οφειλές, μισθωτήρια, Ε9/ΕΝΦΙΑ, ΦΕΝΠ, συμφωνητικά), καθώς και στοιχείων από e-ΕΦΚΑ/ΚΕΑΟ και myDATA (ενότητες 14–15)
- Δημιουργία οικονομικών αναφορών (P&L) και φορολογικών υπολογισμών
- Βοηθός ΤΝ που εξηγεί και αναλύει, όταν του κάνετε ερώτηση, τα στοιχεία που έχει αντλήσει το portal για εσάς (ενότητα 16)
- Αποστολή λειτουργικών ειδοποιήσεων (email, SMS) για νέα έγγραφα και φορολογικές υποχρεώσεις — χωριστή επιλογή ανά κανάλι. Οι υπενθυμίσεις λήξης μισθωτηρίων στέλνονται στο γραφείο. Οι ειδοποιήσεις push δεν αποστέλλονται ακόμη (ενότητα 2)
- Προωθητική επικοινωνία (newsletter, νέες υπηρεσίες, προσφορές) μόνο με ξεχωριστή, προαιρετική συγκατάθεση ανά κανάλι
- Τήρηση αρχείου ενεργειών για λόγους ασφαλείας
- Εντοπισμός και διόρθωση τεχνικών σφαλμάτων της πλατφόρμας
- Αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας (backups) για προστασία δεδομένων
4. Νομική Βάση Επεξεργασίας
Η επεξεργασία των δεδομένων σας βασίζεται στις ακόλουθες νομικές βάσεις του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (GDPR):
| Άρθρο 6(1)(β): Εκτέλεση σύμβασης — παροχή φοροτεχνικών και λογιστικών υπηρεσιών, μαζί με τις αντλήσεις από ΑΑΔΕ, e-ΕΦΚΑ/ΚΕΑΟ και myDATA, καθώς και η χρήση του βοηθού ΤΝ από επιχείρηση-πελάτη για τα δικά της στοιχεία (ενότητα 16) |
| Άρθρο 9(2)(στ): Οι φορολογικές δηλώσεις Ε1 και τα εκκαθαριστικά που αντλούμε μπορεί να περιέχουν στοιχεία υγείας, π.χ. κωδικούς αναπηρίας ή ιατρικές δαπάνες. Τα επεξεργαζόμαστε επειδή χρειάζονται για τη σύμβασή μας μαζί σας (άρθρο 6(1)(β)) και για τη θεμελίωση, άσκηση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων, και σε διαδικασίες ενώπιον της φορολογικής αρχής |
| Άρθρο 6(1)(στ): Έννομο συμφέρον — ασφάλεια συστήματος, αρχείο ενεργειών, όριο αιτημάτων, εντοπισμός σφαλμάτων, καθώς και η χρήση του βοηθού ΤΝ από το γραφείο για τα στοιχεία σας (ενότητα 16) |
| Άρθρο 6(1)(γ): Νομική υποχρέωση — φορολογική διατήρηση εγγράφων σύμφωνα με τον ΚΦΔ |
| Άρθρο 6(1)(α): Συγκατάθεση — προωθητική επικοινωνία (newsletter, νέες υπηρεσίες, προσφορές) με ξεχωριστή επιλογή για email και για SMS. Μπορείτε να την ανακαλέσετε ανά πάσα στιγμή, χωρίς να επηρεαστούν οι λειτουργικές ειδοποιήσεις. Με συγκατάθεση γίνεται και η χρήση του βοηθού ΤΝ από εσάς, αν είστε φυσικό πρόσωπο, για τα δικά σας στοιχεία (ενότητα 16). |
5. Ασφάλεια Δεδομένων
- Τα αρχεία κρυπτογραφούνται με AES-256-GCM στον διακομιστή μας πριν αποσταλούν στον χώρο αποθήκευσης (Cloudflare R2)
- Τα μηνύματα (εκτός από ελάχιστα παλαιά μηνύματα πριν από την κρυπτογράφηση, που σβήνονται μέσα στο έτος), τα διαπιστευτήρια TaxisNet, τα κλειδιά myDATA, ο ΑΜΚΑ, τα μυστικά του 2FA και τα αντίγραφα ασφαλείας αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα με AES-256-GCM
- Προβολή και αλλαγή κωδικών: Όπου το γραφείο την έχει ενεργοποιήσει, τους αποθηκευμένους κωδικούς TaxisNet και e-ΕΦΚΑ και τα κλειδιά myDATA μπορούν να τους δουν και να τους αλλάξουν ο διαχειριστής του γραφείου για όλους τους πελάτες, τα στελέχη μόνο για τους πελάτες που τους έχουν ανατεθεί, και εσείς για τους δικούς σας. Κάθε προβολή ή αλλαγή απαιτεί νέα επιβεβαίωση (κωδικό 2FA για το γραφείο, εξαψήφιο κωδικό με email για εσάς), η τιμή εμφανίζεται για 30 δευτερόλεπτα και κάθε προβολή ή αλλαγή καταγράφεται στο αρχείο ενεργειών, χωρίς την τιμή
- Η επικοινωνία γίνεται αποκλειστικά μέσω HTTPS/TLS, με HSTS και πολιτική περιεχομένου (CSP) που επιτρέπει φόρτωση κώδικα μόνο από το portal
- Η εφαρμογή φιλοξενείται σε ιδιωτικό διακομιστή (VPS) της Hetzner στη Γερμανία (ΕΕ) και η βάση δεδομένων στη Neon, περιοχή Φρανκφούρτης (ΕΕ)
- Εφαρμόζονται όρια αιτημάτων, έλεγχος δικαιωμάτων πρόσβασης ανά χρήστη και αρχείο ενεργειών με έλεγχο ακεραιότητας
- Λαμβάνονται καθημερινά κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας, με επαλήθευση ανάγνωσης. Αποθηκεύονται στον κρυπτογραφημένο χώρο αποθήκευσης (Cloudflare R2) και δεν αποστέλλονται με email
- Οι συνεδρίες λήγουν αυτόματα μετά από 2 ώρες
Τι σημαίνει η κρυπτογράφηση — και τι δεν σημαίνει
Χρησιμοποιούμε ξεχωριστά κλειδιά ανά σκοπό: ένα για τα αρχεία, τα μηνύματα και τα λοιπά ευαίσθητα πεδία της βάσης, ένα για τα διαπιστευτήρια TaxisNet και τα κλειδιά myDATA, ένα για τα μυστικά του 2FA και ένα για τα αντίγραφα ασφαλείας. Η διαρροή ενός κλειδιού δεν εκθέτει τις υπόλοιπες κατηγορίες.
Δεν υπάρχει, ωστόσο, αποκλειστικό κλειδί ανά χρήστη και δεν εφαρμόζεται κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο. Τα κλειδιά τηρούνται στον διακομιστή, ο οποίος μπορεί να αποκρυπτογραφήσει τα δεδομένα σας όταν αυτό απαιτείται για τη λειτουργία της υπηρεσίας (π.χ. για να σας εμφανίσει ένα αρχείο ή για να συνδεθεί στο TaxisNet εκ μέρους σας). Η πρόσβαση του προσωπικού μας ελέγχεται μέσω δικαιωμάτων και καταγράφεται.
6. Τα Δικαιώματά σας (GDPR)
Σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (GDPR), έχετε δικαίωμα:
| Πρόσβασης — να λάβετε αντίγραφο των δεδομένων σας (Άρθρο 15) |
| Διόρθωσης — να ζητήσετε διόρθωση ανακριβών δεδομένων (Άρθρο 16) |
| Διαγραφής — να ζητήσετε μόνιμη διαγραφή των δεδομένων σας (Άρθρο 17) |
| Φορητότητας — να λάβετε τα δεδομένα σας σε μηχαναγνώσιμη μορφή (Άρθρο 20) |
| Περιορισμού της Επεξεργασίας — να ζητήσετε τον περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων σας, ιδίως όταν αμφισβητείτε την ακρίβειά τους, όταν η επεξεργασία είναι παράνομη, όταν δεν χρειαζόμαστε πλέον τα δεδομένα αλλά τα χρειάζεστε για νομικές αξιώσεις, ή όταν έχετε υποβάλει ένσταση κατά της επεξεργασίας (Άρθρο 18) |
| Εναντίωσης — να αντιταχθείτε στην επεξεργασία (Άρθρο 21) |
Δικαίωμα εναντίωσης για έννομο συμφέρον: Εάν η επεξεργασία των δεδομένων σας βασίζεται στο έννομο συμφέρον μας (Άρθρο 6(1)(στ) GDPR), έχετε δικαίωμα να αντιταχθείτε ανά πάσα στιγμή επικοινωνώντας με τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας στο ckosmopoulos@kosmopoulostax.gr. Σε περίπτωση εναντίωσης, θα παύσουμε την επεξεργασία εκτός εάν αποδείξουμε επιτακτικούς νόμιμους λόγους που υπερισχύουν των συμφερόντων σας.
Για άσκηση των δικαιωμάτων σας, επικοινωνήστε στο ckosmopoulos@kosmopoulostax.gr
Όπου η επεξεργασία στηρίζεται σε συγκατάθεση, μπορείτε να την ανακαλέσετε οποτεδήποτε, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας πριν από την ανάκληση.
Δεν λαμβάνονται αποφάσεις για εσάς αποκλειστικά με αυτοματοποιημένη επεξεργασία, ούτε κατάρτιση προφίλ, κατά το άρθρο 22 ΓΚΠΔ. Οι ειδοποιήσεις και οι αναλύσεις είναι ενημερωτικές.
7. Χρόνος Διατήρησης
Ο παρακάτω πίνακας αποτυπώνει τι κάνει πραγματικά η καθημερινή αυτοματοποιημένη εργασία καθαρισμού της πλατφόρμας και τι απαιτεί ενέργεια από εμάς:
| Κατηγορία Δεδομένων | Χρόνος Διατήρησης | Τρόπος Διαγραφής |
|---|---|---|
| Έγγραφα και αρχεία (μετά τη διαγραφή τους από εσάς ή από εμάς) | 30 ημέρες στον κάδο, έπειτα οριστική διαγραφή και από τον χώρο αποθήκευσης. Κρυπτογραφημένο αντίγραφο των αρχείων τηρείται και σε δίσκο του διακομιστή μας (Hetzner, Γερμανία), για την περίπτωση βλάβης· από εκεί το αρχείο διαγράφεται αργότερα, με τη σημερινή ρύθμιση έως 30 ημέρες μετά | Αυτόματη, καθημερινά. Αν η διαγραφή από τον χώρο αποθήκευσης αποτύχει (π.χ. προσωρινή βλάβη του παρόχου), το αρχείο παραμένει σε ουρά και η προσπάθεια επαναλαμβάνεται στους επόμενους καθημερινούς κύκλους καθαρισμού, έως δέκα προσπάθειες συνολικά· αν δεν ολοκληρωθεί ούτε τότε, καταγράφεται ως εκκρεμότητα ώστε να γίνει χειροκίνητος έλεγχος |
| Μηνύματα | 1 έτος από την αποστολή | Αυτόματη, καθημερινά |
| Αρχείο ενεργειών | 90 ημέρες | Αυτόματη, καθημερινά |
| Ιστορικό αντλήσεων ΑΑΔΕ και myDATA (πότε έγινε κάθε άντληση και με ποιο αποτέλεσμα) και ουρά των email ειδοποιήσεων της ΑΑΔΕ | 90 ημέρες· όσο μια ειδοποίηση δεν έχει ολοκληρωθεί, μένουν και η ειδοποίηση και οι αντλήσεις στις οποίες αναφέρεται | Αυτόματη, καθημερινά |
| Αιτήματα δικαιωμάτων (περιορισμός, εναντίωση, διαγραφή εγγράφου) που στέλνετε με email: ημερομηνία, είδος, σύντομη σημείωση έως 300 χαρακτήρες και όνομα του εγγράφου, ποτέ το περιεχόμενό του | Όσο υπάρχει ο λογαριασμός σας· μετά τη διαγραφή του, χωρίς τη σημείωση και το όνομα του εγγράφου, για 5 έτη | Αυτόματη, μετά τα 5 έτη |
| Αιτήματα από τη φόρμα επικοινωνίας (όνομα, email, μήνυμα, η σελίδα και η πηγή από όπου ήρθαν) | 2 έτη από την υποβολή | Αυτόματη, καθημερινά |
| Στοιχεία ΓΕΜΗ της επιχείρησής σας (ενότητα 3) | 24 μήνες από την άντληση | Αυτόματη, καθημερινά |
| Δημόσια στοιχεία μητρώου αντισυμβαλλομένων από την αναζήτηση ΑΦΜ (επωνυμία, διακριτικός τίτλος, δραστηριότητα, νομική μορφή) | 180 ημέρες από την τελευταία αναζήτηση | Αυτόματη, καθημερινά |
| Γραμμές PDF παραστατικών (ενότητα 15) και «Γνώσεις πελάτη» (ενότητα 16) | Όσο υπάρχει ο λογαριασμός σας | Με τη διαγραφή του λογαριασμού |
| Τεχνική ουρά εργασιών άντλησης (είδος, κατάσταση και κωδικός αποτελέσματος, χωρίς περιεχόμενο) | 30 ημέρες μετά το τέλος της εργασίας | Αυτόματη |
| Ιστορικό επαναφοράς της βάσης δεδομένων στον πάροχο (Neon) | 7 ημέρες | Αυτόματη, από τον πάροχο |
| Αρχεία καταγραφής λειτουργίας του διακομιστή | 14 ημέρες | Αυτόματη, καθημερινά, με τη ρύθμιση του διακομιστή |
| Φορολογικά στιγμιότυπα ΑΑΔΕ (οφειλές, μισθωτήρια, συμφωνητικά) και οι αναλυτικές γραμμές τους | 24 μήνες από κάθε άντληση. Τα αρχεία PDF και Excel που αντλούνται από την ΑΑΔΕ και αποθηκεύονται ως έγγραφα στον φάκελό σας (π.χ. Ε1, εκκαθαριστικά, Ε9/ΕΝΦΙΑ, ΦΕΝΠ, συμφωνητικά, μισθωτήρια, οφειλές) δεν διαγράφονται στους 24 μήνες: μένουν όσο υπάρχει ο φάκελος, όπως κάθε έγγραφο. | Αυτόματη, καθημερινά |
| Συνεδρίες και σύνδεσμοι σύνδεσης μέσω email | Έως τη λήξη τους (συνεδρία 2 ώρες, σύνδεσμος 10 λεπτά) | Αυτόματη: η συνεδρία παύει να ισχύει μόλις λήξει το υπογεγραμμένο cookie της, ενώ οι ληγμένοι σύνδεσμοι διαγράφονται καθημερινά |
| Αντίγραφα ασφαλείας | Δύο σειρές, και οι δύο κρυπτογραφημένες και αποθηκευμένες στον χώρο αποθήκευσης Cloudflare R2: τα ημερήσια αντίγραφα, που δεν περιέχουν τα διαπιστευτήρια TaxisNet, κρατιούνται 14 ημέρες· τα πλήρη αντίγραφα της βάσης, που περιέχουν κρυπτογραφημένα τα διαπιστευτήρια TaxisNet και τα κλειδιά myDATA, κρατιούνται 7 ημέρες | Αυτόματη: τα αντίγραφα που ξεπέρασαν το όριο διαγράφονται κάθε φορά που ένα νέο αντίγραφο επαληθεύεται επιτυχώς |
| Στοιχεία λογαριασμού και ταυτοποίησης | Όσο διαρκεί η συνεργασία· στη συνέχεια διαγράφονται με το κλείσιμο του λογαριασμού | Κατόπιν αιτήματός σας ή εντολής μας — δεν υπάρχει αυτόματη διαγραφή |
| Οικονομικά στοιχεία και αναφορές (P&L, KPI, σημειώσεις συμβούλου, στοιχεία εταίρων) | Όσο υπάρχει ο λογαριασμός σας· με τη διαγραφή του σβήνονται μαζί του. Όπου υπάρχουν παλαιότερες εγγραφές σε ψευδώνυμη μορφή (όχι ανώνυμη), από λογαριασμούς που διαγράφηκαν με παλαιότερη έκδοση της πλατφόρμας, τα στοιχεία κάθε χρήσης διατηρούνται έως το τέλος του δέκατου έτους μετά το έτος μέσα στο οποίο έληγε η προθεσμία της φορολογικής δήλωσης για τη χρήση αυτή (π.χ. χρήση 2015 → 31/12/2026). Ο ΚΦΔ (ν. 5104/2024, άρθρο 13 παρ. 2) ορίζει κατ’ ελάχιστον πέντε έτη, με παράταση έως την παραγραφή, που κατ’ εξαίρεση φτάνει τα δέκα· επιλέγουμε τα δέκα έτη για όλες τις χρήσεις. | Όσο υπάρχει ο λογαριασμός, δεν υπάρχει αυτόματη διαγραφή. Με τη διαγραφή του λογαριασμού διαγράφονται μαζί του· πριν από αυτήν μπορείτε να τα κατεβάσετε από τη σελίδα «Τα Δεδομένα μου». Όπου υπάρχουν τέτοιες παλαιότερες εγγραφές, τα στοιχεία τηρούνται αποσυνδεδεμένα από τον λογαριασμό σας, σε ψευδώνυμη μορφή (όχι ανώνυμη), για φορολογικούς λόγους, σε ξεχωριστή εγγραφή τήρησης [νομική βάση: προς επιβεβαίωση από δικηγόρο — αν η υποχρέωση του ΚΦΔ βαρύνει το γραφείο για αυτά τα στοιχεία]. Η εγγραφή αυτή δεν φέρει όνομα, email, ΑΦΜ ή στοιχεία επικοινωνίας· το αναγνωριστικό της όμως σχηματίζεται από τον εσωτερικό κωδικό του λογαριασμού σας, και οι σημειώσεις του συμβούλου και τα ονόματα εταίρων μεταφέρονται όπως είναι. Πρόκειται για ψευδωνυμοποίηση, όχι ανωνυμοποίηση: όσα από τα στοιχεία αφορούν φυσικό πρόσωπο (π.χ. ατομική επιχείρηση, εταίροι) παραμένουν προσωπικά δεδομένα. Από εκεί διαγράφονται αυτόματα με τον καθημερινό καθαρισμό, χρήση προς χρήση, μόλις λήξει η τήρηση της καθεμιάς. Οι στόχοι δεικτών (KPI) που δεν αφορούν συγκεκριμένη χρήση, καθώς και η ίδια η εγγραφή τήρησης, διαγράφονται μαζί με την τελευταία χρήση |
| Διαπιστευτήρια TaxisNet | Μέχρι να τα διαγράψετε ή μέχρι τη λήξη της συνεργασίας. Εξαίρεση: κωδικοί χωρίς καταγεγραμμένη εξουσιοδότηση, δηλαδή όσοι αποθηκεύτηκαν πριν αρχίσουμε να την καταγράφουμε και όσοι καταχωρίστηκαν από το γραφείο για λογαριασμό σας χωρίς να σημειωθεί πού βρίσκεται η γραπτή εξουσιοδότησή σας. Αυτοί δεν χρησιμοποιούνται, και το portal σας ζητά να επιβεβαιώσετε την εξουσιοδότηση. Αν δεν την επιβεβαιώσετε έως την ημερομηνία που σας δείχνει (30 ημέρες από την ημέρα που άρχισε να τη ζητά), διαγράφονται | Άμεση διαγραφή από τη σελίδα «Τα Δεδομένα μου», ανά πάσα στιγμή. Η δυνατότητα παραμένει ενεργή ακόμη και αν ο λογαριασμός έχει ανασταλεί λόγω εκκρεμούς συνδρομής — η διαγραφή των κωδικών σας δεν εξαρτάται από πληρωμή. Κωδικοί χωρίς καταγεγραμμένη εξουσιοδότηση: αυτόματη διαγραφή με τον πρώτο καθημερινό καθαρισμό μετά την ημερομηνία αυτή |
| Αρχείο συγκαταθέσεων | Όσο διαρκεί η συνεργασία και όσο μας χρειάζεται ως απόδειξη ότι η επεξεργασία έγινε νόμιμα | Διαγράφεται μαζί με τον λογαριασμό σας — δεν υπάρχει αυτόματη διαγραφή νωρίτερα. Εξαίρεση: μετά τη διαγραφή του λογαριασμού κρατάμε, για κάθε αποδοχή, συγκατάθεση, εξουσιοδότηση ή εναντίωση, μια σύντομη απόδειξη: τι αφορούσε, ποιο κείμενο, πότε, αν δόθηκε από εσάς ή εκ μέρους σας, ποιος την κατέγραψε και πότε ανακλήθηκε, με το ονοματεπώνυμό σας (και τον ΑΦΜ μόνο για τις εξουσιοδοτήσεις TaxisNet που δόθηκαν εκ μέρους σας και για το myDATA), χωρίς κωδικούς, διεύθυνση IP ή πρόγραμμα περιήγησης. Διαγράφεται αυτόματα 5 έτη μετά τη διαγραφή του λογαριασμού, εκτός αν τη χρειαζόμαστε για εκκρεμή νομική υπόθεση |
| Στοιχεία και πληρωμές συνδρομής | Όσο υπάρχει ο λογαριασμός σας | Διαγράφονται μαζί με τον λογαριασμό σας — δεν υπάρχει αυτόματη διαγραφή |
| Στοιχεία e-ΕΦΚΑ και ΚΕΑΟ (καρτέλα εργοδότη, κατάλογος ΑΠΔ, μητρώα, οφειλές και κινήσεις ΚΕΑΟ) | 24 μήνες από την τελευταία άντληση που τα βρήκε ίδια· όσο δεν αλλάζουν, κρατάμε μία εγγραφή και ενημερώνουμε μόνο την ημερομηνία ελέγχου. Το ιστορικό των προσπαθειών άντλησης (πότε έγινε και με ποιο αποτέλεσμα): 90 ημέρες | Αυτόματη, καθημερινά, και μαζί με τον λογαριασμό σας |
| Παραστατικά myDATA και τα αρχεία PDF τους | Όσο υπάρχει ο λογαριασμός σας | Διαγράφονται μαζί με τον λογαριασμό σας — δεν υπάρχει αυτόματη διαγραφή. Τα PDF φυλάσσονται όπως τα έγγραφα, άρα το κρυπτογραφημένο αντίγραφό τους στον διακομιστή μας σβήνεται αργότερα, όπως στη γραμμή «Έγγραφα και αρχεία» |
| Κλειδιά πρόσβασης myDATA | Μέχρι να ανακληθεί η εξουσιοδότηση ή να διαγραφεί ο λογαριασμός σας. Αν λήξει η εξουσιοδότηση χωρίς να ανανεωθεί, τα κλειδιά δεν χρησιμοποιούνται πια, αλλά μένουν αποθηκευμένα έως ότου την ανακαλέσετε ή διαγραφεί ο λογαριασμός | Άμεση διαγραφή με την ανάκληση· τα παραστατικά που έχουν ήδη αντληθεί παραμένουν |
| Αριθμοί μητρώου (ΑΜΕ, ΑΜΟΕ, ΑΜΚΑ, αριθμός ΓΕΜΗ) | Όσο υπάρχει ο λογαριασμός σας | Διαγράφονται μαζί με τον λογαριασμό σας — δεν υπάρχει αυτόματη διαγραφή |
Στις κατηγορίες όπου η διαγραφή δεν είναι αυτόματη, τα δεδομένα παραμένουν έως ότου μας ζητηθεί η διαγραφή τους ή έως ότου εκλείψει ο σκοπός για τον οποίο τηρούνται. Αίτημα διαγραφής υποβάλλεται μέσω της σελίδας «Τα Δεδομένα μου» ή με email στον Υπεύθυνο Επεξεργασίας. Πριν από τη διαγραφή μπορείτε να κατεβάσετε τα δεδομένα σας από την ίδια σελίδα (χωρίς τα στοιχεία myDATA, όσο η υπηρεσία είναι σε δοκιμαστική λειτουργία· αυτά τα δίνει το γραφείο). Το αίτημα διαγραφής δεν σβήνει τα πάντα: μένουν οι αποδείξεις που περιγράφονται στη γραμμή «Αρχείο συγκαταθέσεων», η σύντομη εγγραφή κάθε αιτήματός σας για περιορισμό, εναντίωση ή διαγραφή (γραμμή «Αιτήματα δικαιωμάτων») και, για περιορισμένο διάστημα, το αρχείο ενεργειών: οι γραμμές του που δημιουργήσατε εσείς ψευδωνυμοποιούνται, ενώ όσες κατέγραψε το γραφείο για εσάς μένουν όπως γράφτηκαν, και με το όνομά σας όπου το αναφέρουν· όλες σβήνονται αυτόματα με τον καθημερινό καθαρισμό μόλις συμπληρώσουν 90 ημέρες από την καταγραφή τους. [Ποια περίπτωση του άρθρου 17(3) ΓΚΠΔ καλύπτει καθεμία: προς επιβεβαίωση από δικηγόρο.]
8. Κοινοποίηση σε Τρίτους
Τα δεδομένα σας δεν πωλούνται ή κοινοποιούνται σε τρίτους, εκτός από τους παρόχους υποδομής που είναι απαραίτητοι για τη λειτουργία του portal (αναλυτικά στην ενότητα 9), καθώς και όπου επιβάλλεται από τον νόμο ή απαιτείται για την εκπλήρωση των φορολογικών υποχρεώσεών σας (π.χ. υποβολές προς ΑΑΔΕ).
Με τους κωδικούς πρόσβασης που καταχωρίζονται στο portal, το portal συνδέεται στις υπηρεσίες όπου ισχύουν αυτοί οι κωδικοί, όπως η ΑΑΔΕ, το myDATA, ο e-ΕΦΚΑ και το ΚΕΑΟ, για να αντλήσει τα στοιχεία του πελάτη. Για τα PDF των τιμολογίων συνδέεται και στους παρόχους τιμολόγησης.
Με εντολή του πελάτη, ένα πρόσωπο μπορεί να έχει πρόσβαση, με το ίδιο email, στα στοιχεία περισσότερων πελατών, όπως εταιρειών που εκπροσωπεί. Την πρόσβαση τη δίνει ή την αφαιρεί το γραφείο· το πρόσωπο ενημερώνεται με email, ενώ κάθε ενέργεια καταγράφεται.
Προώθηση με email. Ένας χρήστης του portal μπορεί να στείλει ένα αρχείο του portal που βλέπει σε όποια διεύθυνση email γράψει: εσείς τα δικά σας αρχεία, ο διαχειριστής και τα στελέχη του γραφείου αρχεία των πελατών τους, προς οποιονδήποτε, και προς τρίτους. Πριν από την αποστολή εμφανίζεται η διεύθυνση για επιβεβαίωση. Τα αρχεία που αποστέλλονται με email κλειδώνονται με προσωπικό κωδικό του πελάτη. Ο κωδικός φυλάσσεται κρυπτογραφημένος, εμφανίζεται στον πελάτη στη σελίδα «Προφίλ» και μπορεί να αλλάξει από τον ίδιο οποτεδήποτε. Το γραφείο τον εμφανίζει μόνο για την εξυπηρέτηση του πελάτη, με καταγραφή της ενέργειας. Στα συμπιεσμένα αρχεία (zip) κλειδώνεται το περιεχόμενο κάθε αρχείου· τα ονόματα των αρχείων παραμένουν ορατά. Η διεύθυνση του παραλήπτη μένει στο αρχείο ενεργειών για 90 ημέρες.
9. Εκτελούντες την Επεξεργασία
Χρησιμοποιούμε τους ακόλουθους παρόχους υπηρεσιών (εκτελούντες την επεξεργασία). Για κάθε πάροχο αναφέρουμε τι κάνει, πού βρίσκονται τα δεδομένα, αν μπορεί να γίνει πρόσβαση ή διαβίβαση εκτός ΕΕ/ΕΟΧ και, όπου ισχύει ήδη εγγύηση για τη διαβίβαση, ποια είναι:
| Πάροχος | Σκοπός | Τοποθεσία / Εγγυήσεις |
|---|---|---|
| Hetzner | Φιλοξενία της εφαρμογής σε ιδιωτικό διακομιστή (VPS) — εκεί εκτελούνται όλοι οι υπολογισμοί και η κρυπτογράφηση. Στον ίδιο διακομιστή τηρείται και αντίγραφο των αρχείων, κρυπτογραφημένο όπως είναι αποθηκευμένο στο Cloudflare R2 (ενότητα 7) | Γερμανία (ΕΕ) |
| Neon | Φιλοξενία της βάσης δεδομένων PostgreSQL | Περιοχή Φρανκφούρτης, Γερμανία (ΕΕ). Ο πάροχος ανήκει σε όμιλο με έδρα τις ΗΠΑ (Databricks), οπότε δεν αποκλείεται πρόσβαση από προσωπικό ή υπεργολάβους εκτός ΕΕ, π.χ. από τις ΗΠΑ. Στις 24/09/2026 υπογράψαμε τη σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων της μητρικής εταιρείας Databricks, Inc., με τη διαδικασία που υποδεικνύει η Databricks στους πελάτες της Neon. Η σύμβαση αυτή προβλέπει για διαβιβάσεις προς τη Databricks εκτός ΕΕ Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (Module 2: από υπεύθυνο επεξεργασίας προς εκτελούντα την επεξεργασία)· αν η Databricks εφαρμόζει άλλον αναγνωρισμένο μηχανισμό, όπως το πλαίσιο ΕΕ-ΗΠΑ για την προστασία των δεδομένων, για τις διαβιβάσεις στις ΗΠΑ προβλέπει εκείνον |
| Cloudflare R2 | Αποθήκευση αρχείων και αντιγράφων ασφαλείας. Τα αρχεία αποστέλλονται ήδη κρυπτογραφημένα (AES-256-GCM) με δικά μας κλειδιά, που ο πάροχος δεν έχει, οπότε ο πάροχος δεν έχει πρόσβαση στο περιεχόμενό τους. Δεν κρυπτογραφούνται το όνομα με το οποίο αποθηκεύεται κάθε αρχείο, το μέγεθός του και ο χρόνος αποθήκευσης. Το όνομα αυτό δεν περιέχει το αρχικό όνομα του αρχείου σας· περιέχει τον εσωτερικό κωδικό του λογαριασμού σας, έναν τυχαίο κωδικό και την κατάληξη του αρχείου (π.χ. .pdf) | Ο πάροχος έχει έδρα στις ΗΠΑ και δεν εγγυάται ότι τα δεδομένα αποθηκεύονται εντός ΕΕ. Τυχόν διαβίβαση εκτός ΕΕ γίνεται, κατά τη σύμβαση του παρόχου, με Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες· για τις ΗΠΑ, και στη βάση του πλαισίου ΕΕ-ΗΠΑ για την προστασία των δεδομένων |
| Upstash | Προσωρινά τεχνικά κλειδιά: μετρητές αιτημάτων ανά χρήστη, email ή διεύθυνση IP (για το όριο αιτημάτων), κλειδιά αποφυγής διπλών ειδοποιήσεων (ανά κωδικό πελάτη και τύπο ειδοποίησης) και κλειδώματα συγχρονισμού των προγραμματισμένων εργασιών. Δεν αποθηκεύεται περιεχόμενο εγγράφων ή μηνυμάτων. Τα κλειδιά λήγουν αυτόματα: οι ημερήσιοι μετρητές αιτημάτων σε περίπου 48 ώρες, οι ωριαίοι σε περίπου 2 ώρες και τα υπόλοιπα κλειδιά νωρίτερα | Ο πάροχος έχει έδρα στις ΗΠΑ. Η βάση βρίσκεται στην Ιρλανδία (ΕΕ), όπως έχει οριστεί στον λογαριασμό μας στο Upstash· η ρύθμιση αυτή δεν προκύπτει από τη διαμόρφωση της εφαρμογής. Τυχόν διαβίβαση στις ΗΠΑ γίνεται, κατά τη σύμβαση του παρόχου, στη βάση του πλαισίου ΕΕ-ΗΠΑ για την προστασία των δεδομένων· αν αυτό πάψει να ισχύει, εφαρμόζονται Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες |
| Sentry | Καταγραφή τεχνικών σφαλμάτων. Δεν καταγράφονται μετρήσεις απόδοσης των αιτημάτων και δεν χρησιμοποιείται καταγραφή οθόνης (Session Replay) | Η περιοχή αποθήκευσης ορίζεται στον λογαριασμό Sentry (περιοχή ΕΕ — Φρανκφούρτη, Γερμανία) και δεν προκύπτει από τη διαμόρφωση της εφαρμογής. Εκεί αποθηκεύονται οι αναφορές σφαλμάτων· ο πάροχος δηλώνει όμως ότι ορισμένα μεταδεδομένα του λογαριασμού και του οργανισμού μας μπορεί να αποθηκεύονται στις ΗΠΑ. Ο πάροχος ανήκει σε όμιλο με έδρα τις ΗΠΑ, οπότε δεν αποκλείεται πρόσβαση από προσωπικό ή υπεργολάβους εκτός ΕΕ. Τυχόν διαβίβαση στις ΗΠΑ γίνεται, κατά τη σύμβαση του παρόχου, στη βάση του πλαισίου ΕΕ-ΗΠΑ για την προστασία των δεδομένων· αν αυτό πάψει να ισχύει ή δεν εφαρμόζεται, με Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες |
| Resend | Αποστολή όλων των email της πλατφόρμας: σύνδεσμοι σύνδεσης, επαναφορά κωδικού, επιβεβαίωση αλλαγής email, ειδοποιήσεις νέων εγγράφων και μηνυμάτων, υπενθυμίσεις (λήξη μισθώσεων, λήξη συνδρομής), ειδοποιήσεις ασφαλείας προς την Εταιρεία και, εφόσον έχετε δώσει ξεχωριστή συγκατάθεση, ενημερωτικά μηνύματα. Οι αυτόματες αποστολές δεν έχουν συνημμένα· περιέχουν σύνδεσμο προς το portal, και το κείμενό τους μπορεί να αναφέρει τις οφειλές σας στις υπηρεσίες από τις οποίες αντλούμε στοιχεία και τα μισθωτήριά σας που λήγουν. Συνημμένο αποστέλλεται μόνο όταν ένας χρήστης χρησιμοποιεί την «Προώθηση με email» για ένα αρχείο του portal: τότε από τον πάροχο περνά και το ίδιο το αρχείο (έως 10 MB). Η μεταφορά γίνεται μέσω κρυπτογραφημένης σύνδεσης (TLS), αλλά — σε αντίθεση με τα αρχεία που φυλάσσονται στο Cloudflare R2 — το συνημμένο δεν φέρει τη δική μας κρυπτογράφηση, οπότε ο πάροχος έχει τεχνικά πρόσβαση στο περιεχόμενό του, εκτός αν σταλεί κλειδωμένο με κωδικό (ενότητα 8). Στα συμπιεσμένα αρχεία (zip) κλειδώνεται το περιεχόμενο κάθε αρχείου· τα ονόματα των αρχείων παραμένουν ορατά | ΗΠΑ. Τα email φεύγουν από την Ιρλανδία (ΕΕ), ο πάροχος όμως δηλώνει ότι αποθηκεύει τα δεδομένα, μαζί με το περιεχόμενο των μηνυμάτων, στις ΗΠΑ. Η διαβίβαση γίνεται, κατά τη σύμβαση του παρόχου, στη βάση του πλαισίου ΕΕ-ΗΠΑ για την προστασία των δεδομένων και Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών |
| Twilio | Αποστολή SMS ειδοποιήσεων, εφόσον έχετε δώσει συγκατάθεση | ΗΠΑ. Η διαβίβαση γίνεται, κατά τη σύμβαση του παρόχου, στη βάση των δεσμευτικών εταιρικών κανόνων του, του πλαισίου ΕΕ-ΗΠΑ για την προστασία των δεδομένων και Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών |
| Anthropic (Claude) | Βοηθός ΤΝ (ενότητα 16) και ανάγνωση γραμμών PDF παραστατικών (ενότητα 15). Αποστέλλονται η ερώτηση, έως τα δέκα (10) τελευταία μηνύματα της συνομιλίας και τα στοιχεία που διαβάζει ο βοηθός για να απαντήσει. Ό,τι γράψετε ή επικολλήσετε στην ερώτηση αποστέλλεται όπως είναι, χωρίς αυτόματη αφαίρεση προσωπικών στοιχείων | ΗΠΑ. Σε κάθε ερώτηση του βοηθού ζητάμε η επεξεργασία να γίνεται μόνο στις ΗΠΑ· αν η απάντηση δηλώνει άλλη περιοχή, η ερώτηση σταματά. Ο πάροχος δηλώνει ότι αποθηκεύει τα δεδομένα στις ΗΠΑ. Κατά τον πάροχο (privacy.claude.com, έλεγχος 23/09/2026), τα δεδομένα μπορεί επίσης να επεξεργάζονται για εσωτερικούς σκοπούς, όπως έλεγχοι ασφάλειας, υποστήριξη ή αντιμετώπιση περιστατικών, σε χώρες όπου δραστηριοποιείται ο όμιλός του. Η διαβίβαση προς τον πάροχο γίνεται με Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες, που περιλαμβάνονται στους όρους επεξεργασίας δεδομένων του παρόχου |
| Πάροχος email του γραφείου | Λήψη και απάντηση των email προς το γραφείο: αιτήματα απορρήτου στη διεύθυνση της ενότητας 1, ειδοποιήσεις του portal για νέα έγγραφα, μηνύματα και αιτήματα απορρήτου, ειδοποιήσεις ασφαλείας, η φόρμα επικοινωνίας και οι απαντήσεις σας σε email | |
| Google Fonts | Γραμματοσειρές της διεπαφής (Geist). Ενσωματώνονται κατά τη μεταγλώττιση και σερβίρονται από τον δικό μας διακομιστή | Καμία διαβίβαση: ο browser σας δεν επικοινωνεί με διακομιστές της Google |
Διαβιβάσεις εκτός ΕΕ/ΕΟΧ. Τα δεδομένα που επεξεργάζονται οι Cloudflare, Upstash, Resend, Twilio και Anthropic μπορεί να αποθηκεύονται ή να επεξεργάζονται στις ΗΠΑ (για το Anthropic, ζητάμε η επεξεργασία των ερωτήσεων να γίνεται μόνο στις ΗΠΑ· για τους εσωτερικούς σκοπούς του παρόχου, δείτε τον πίνακα). Το Sentry αποθηκεύει τις αναφορές σφαλμάτων στην περιοχή ΕΕ που έχει οριστεί στον λογαριασμό μας· ορισμένα μεταδεδομένα του λογαριασμού μας μπορεί όμως να αποθηκεύονται στις ΗΠΑ, και ο πάροχος ανήκει σε όμιλο με έδρα τις ΗΠΑ, οπότε δεν αποκλείεται πρόσβαση εκτός ΕΕ. Η Neon φιλοξενεί τη βάση δεδομένων στην περιοχή Φρανκφούρτης (ΕΕ)· ανήκει όμως σε όμιλο με έδρα τις ΗΠΑ (Databricks), οπότε δεν αποκλείεται πρόσβαση από προσωπικό ή υπεργολάβους εκτός ΕΕ, π.χ. από τις ΗΠΑ. Για τη σύμβαση που υπογράψαμε με τη Databricks, Inc. και για τους μηχανισμούς διαβίβασης που αυτή προβλέπει, δείτε τη γραμμή της Neon στον πίνακα. Για τους παρόχους Cloudflare, Upstash, Sentry, Resend, Twilio και Anthropic, κάθε τέτοια διαβίβαση στηρίζεται σε έναν ή περισσότερους από τους παρακάτω μηχανισμούς, όπως ορίζει η σύμβαση του κάθε παρόχου (βλ. πίνακα):
| Απόφαση επάρκειας για το πλαίσιο ΕΕ-ΗΠΑ για την προστασία των δεδομένων (EU-U.S. Data Privacy Framework) — άρθρο 45 του GDPR και Εκτελεστική απόφαση (ΕΕ) 2023/1795 της Επιτροπής, της 10ης Ιουλίου 2023. Καλύπτει μόνο διαβιβάσεις σε εταιρείες των ΗΠΑ που είναι πιστοποιημένες στο πλαίσιο αυτό. |
| Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (Standard Contractual Clauses — SCCs) που έχει εκδώσει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή — άρθρο 46(2)(γ) του GDPR και Εκτελεστική απόφαση (ΕΕ) 2021/914 της Επιτροπής, της 4ης Ιουνίου 2021. |
| Δεσμευτικοί εταιρικοί κανόνες (Binding Corporate Rules) — άρθρα 46(2)(β) και 47 του GDPR· μόνο για το Twilio. |
Για αντίγραφο ή περισσότερες πληροφορίες για τις εγγυήσεις αυτές, επικοινωνήστε στο ckosmopoulos@kosmopoulostax.gr.
10. Αρχή Προστασίας Δεδομένων
Αν θεωρείτε ότι παραβιάζονται τα δικαιώματά σας, μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στην:
Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ)
Κηφισίας 1-3, 115 23, Αθήνα
Τηλ: +30 210 6475 600
Email: contact@dpa.gr
Website: www.dpa.gr
11. Cookies και Τοπική Αποθήκευση
Το portal χρησιμοποιεί αποκλειστικά απαραίτητα (essential) cookies για τη λειτουργία του. Δεν χρησιμοποιούνται cookies παρακολούθησης, analytics ή διαφήμισης. Αναλυτική απογραφή, μαζί με όσα αποθηκεύονται τοπικά στον browser σας, υπάρχει στην Πολιτική Cookies.
| Όνομα | Τύπος | Σκοπός | Διάρκεια |
|---|---|---|---|
| __Host-authjs.session-token | Cookie — απαραίτητο | Αυθεντικοποίηση χρήστη και διαχείριση συνεδρίας | 2 ώρες |
| __Host-authjs.csrf-token | Cookie — απαραίτητο | Προστασία από επιθέσεις CSRF | Διάρκεια συνεδρίας |
| __Host-authjs.callback-url | Cookie — απαραίτητο | Αποθήκευση της διεύθυνσης επιστροφής μετά τη σύνδεση | Διάρκεια συνεδρίας |
| cookie-consent | Τοπική αποθήκευση (localStorage) — όχι cookie | Ότι κλείσατε την ενημερωτική μπάρα. Δεν αποτελεί συγκατάθεση. Τον πλήρη κατάλογο της τοπικής αποθήκευσης θα βρείτε στη σελίδα των cookies | Χωρίς ημερομηνία λήξης — παραμένει έως ότου καθαρίσετε τα δεδομένα του browser σας |
12. Οικονομικά Δεδομένα & Αναφορές
Στο πλαίσιο παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών, η πλατφόρμα επεξεργάζεται τα ακόλουθα οικονομικά δεδομένα:
| Δεδομένα που συλλέγονται: Μηνιαία οικονομικά στοιχεία (έσοδα, έξοδα, κέρδη), δείκτες KPI, σημειώσεις συμβούλου |
| Νομική βάση: Άρθρο 6(1)(β) ΓΚΠΔ — Εκτέλεση σύμβασης παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών |
| Πρόσβαση: Ο συγκεκριμένος πελάτης, ο διαχειριστής (σύμβουλος) και τα στελέχη της Εταιρείας στα οποία έχει αποδοθεί το σχετικό δικαίωμα, μέσω ελέγχου δικαιωμάτων σε κάθε αίτημα προς την εφαρμογή |
| Διατήρηση: Όπως ορίζεται στον πίνακα της ενότητας 7 |
| Ασφάλεια: Κρυπτογραφημένη μεταφορά (TLS), κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας και έλεγχος πρόσβασης ανά πελάτη |
| Εξαγωγή: Δυνατότητα λήψης σε PDF/Excel |
13. Γνωστοποίηση Παραβίασης Δεδομένων
Σε περίπτωση παραβίασης προσωπικών δεδομένων που ενδέχεται να θέσει σε κίνδυνο τα δικαιώματα και τις ελευθερίες σας, εφαρμόζουμε τις ακόλουθες διαδικασίες:
| Γνωστοποίηση στην ΑΠΔΠΧ (Άρθρο 33 GDPR): Ενημερώνουμε την Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα εντός 72 ωρών από τη στιγμή που λαμβάνουμε γνώση της παραβίασης, παρέχοντας πλήρη περιγραφή του συμβάντος, τις κατηγορίες δεδομένων που επηρεάστηκαν και τα μέτρα αντιμετώπισης. |
| Ενημέρωση Υποκειμένων Δεδομένων (Άρθρο 34 GDPR): Εάν η παραβίαση ενδέχεται να επιφέρει υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες σας, σας ενημερώνουμε αμέσως μέσω email με σαφή περιγραφή της φύσης της παραβίασης, τις πιθανές συνέπειες και τα μέτρα που λάβαμε ή προτείνουμε. |
| Εσωτερικές Διαδικασίες Αντιμετώπισης: Διατηρούμε εσωτερικό πρωτόκολλο διαχείρισης περιστατικών ασφαλείας που περιλαμβάνει άμεσο εντοπισμό και περιορισμό της παραβίασης, αξιολόγηση του κινδύνου, τεκμηρίωση του συμβάντος και λήψη διορθωτικών μέτρων για την αποφυγή επανάληψης. |
14. e-ΕΦΚΑ και ΚΕΑΟ
| Τι αντλείται: Από τον e-ΕΦΚΑ, η καρτέλα εργοδότη (χρεώσεις, πιστώσεις και υπόλοιπο ανά κίνηση) και ο κατάλογος των ΑΠΔ που έχετε υποβάλει (αριθμός, είδος, περίοδος, κατάσταση) — ποτέ το περιεχόμενο των ΑΠΔ ή στοιχεία των εργαζομένων σας —, μαζί με τον κωδικό πληρωμής RF που αναγράφουν. Από το ΚΕΑΟ, τα μητρώα σας ως οφειλέτη (αριθμός μητρώου, αρμόδιο υποκατάστημα, αριθμός μητρώου εργοδότη, κωδικός πληρωμής RF), οι οφειλές σας (ενεργές, υπό παραγραφή και προαιρετικές: υποκατάστημα, έτος, παραστατικό, περίοδος, αριθμός και ημερομηνία βεβαίωσης, κύρια εισφορά, πρόσθετα τέλη, σύνολο) και οι κινήσεις τους (χρεώσεις, πληρωμές, εκπτώσεις, διαγραφές, υπόλοιπο). Δεν αποθηκεύουμε ονόματα, ΑΜΚΑ ούτε αντίγραφα των σελίδων |
| Από πού: Από τον ιστότοπο του e-ΕΦΚΑ, με σύνδεση μέσω των κωδικών σας TaxisNet. Δεν υπάρχουν ξεχωριστοί κωδικοί e-ΕΦΚΑ |
| Πότε: Μόνο με ενεργή εντολή σας προς το γραφείο, καταγεγραμμένη στο portal, που καλύπτει ρητά τον e-ΕΦΚΑ. Η εξουσιοδότηση που έχετε δώσει για την ΑΑΔΕ δεν αρκεί. Η εντολή ελέγχεται ξανά πριν από κάθε σύνδεση |
| Νομική βάση: Άρθρο 6(1)(β) ΓΚΠΔ — εκτέλεση της σύμβασης παροχής υπηρεσιών |
| Ποιος τα βλέπει: Την άντληση την ξεκινά μόνο ο διαχειριστής ή στέλεχος του γραφείου στο οποίο έχετε ανατεθεί. Τους αριθμούς μητρώου τους βλέπουν ο διαχειριστής και τα στελέχη αυτά και τους αλλάζει μόνο ο διαχειριστής· εσείς τους βλέπετε στη σελίδα «Τα Δεδομένα μου». Τα στοιχεία που αντλούνται περιλαμβάνονται στο αντίγραφο των δεδομένων σας που κατεβάζετε από την ίδια σελίδα |
| Διατήρηση: 24 μήνες από την τελευταία άντληση που τα βρήκε ίδια· το ιστορικό των προσπαθειών άντλησης 90 ημέρες (ενότητα 7) |
15. myDATA
| Τι αντλείται: Τα παραστατικά που έχετε εκδώσει και λάβει (ΜΑΡΚ, είδος, σειρά, αριθμός, ημερομηνία, ποσά, επωνυμία και ΑΦΜ του αντισυμβαλλομένου), οι ακυρώσεις τους και, όπου υπάρχουν, τα αρχεία PDF των παραστατικών. Τα PDF τα κατεβάζουμε από τον ιστότοπο του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης που αναγράφει το ίδιο το παραστατικό. Τα PDF αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα (ενότητα 5). Η πρόσβαση είναι μόνο για ανάγνωση: το portal δεν διαβιβάζει ούτε ακυρώνει παραστατικά |
| Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση: τα PDF των παραστατικών αρχειοθετούνται κρυπτογραφημένα στο portal, είτε με λήψη από τον πάροχο τιμολόγησης είτε με ανέβασμα, και κατεβαίνουν ανά μήνα σε συμπιεσμένο αρχείο. Την αρχειοθέτηση, όπως και την καταχώριση των κλειδιών και την άντληση, την κάνει το γραφείο. Όταν η υπηρεσία ανοίξει για τους πελάτες, μπορείτε να την κάνετε και εσείς. |
| Από πού: Από τη διεπαφή myDATA της ΑΑΔΕ, με το όνομα χρήστη και το κλειδί συνδρομής myDATA της επιχείρησής σας. Τα κλειδιά τα καταχωρίζει ο διαχειριστής του γραφείου ή, όταν η υπηρεσία ανοίξει για τους πελάτες, εσείς· αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα |
| Πότε: Μόνο όσο ισχύει καταγεγραμμένη εξουσιοδότηση για το myDATA. Αν την ανακαλέσετε, τα κλειδιά διαγράφονται αμέσως |
| Νομική βάση: Άρθρο 6(1)(β) ΓΚΠΔ — εκτέλεση της σύμβασης παροχής υπηρεσιών |
| Ποιος τα βλέπει: Ο διαχειριστής και τα στελέχη του γραφείου στα οποία έχετε ανατεθεί. Η υπηρεσία είναι ακόμη σε δοκιμαστική λειτουργία: μέχρι να ανοίξει για τους πελάτες, εσείς δεν βλέπετε τα παραστατικά στο portal, μπορείτε όμως να δείτε και να ανακαλέσετε την εξουσιοδότησή σας. Όταν ανοίξει, τα βλέπετε κι εσείς |
| Διατήρηση: Τα παραστατικά όσο υπάρχει ο λογαριασμός σας· με τη διαγραφή του διαγράφονται όλα, εκτός από τη σύντομη απόδειξη της εξουσιοδότησης (ενότητα 7) |
| Ανάγνωση γραμμών με τεχνητή νοημοσύνη (πιλοτικά): Όπου το γραφείο το έχει ενεργοποιήσει, το portal διαβάζει αυτόματα τα PDF των παραστατικών σας, είτε κατέβηκαν από τον πάροχο είτε ανέβηκαν, για να βγάλει τις γραμμές ειδών (περιγραφή, ποσότητα, μονάδα, καθαρή αξία). Πρώτα δοκιμάζει με κανόνες· όπου δεν αρκούν, στέλνει το κείμενο ή το ίδιο το PDF στην Anthropic, με επεξεργασία μόνο στις ΗΠΑ (ενότητα 9), χωρίς χρήση για εκπαίδευση και με διαγραφή κατά κανόνα εντός 30 ημερών. Το PDF μπορεί να περιέχει στοιχεία των αντισυμβαλλομένων σας. Παραστατικά από ή προς επαγγελματίες υγείας (π.χ. φαρμακεία, ιατρεία) δεν αποστέλλονται στην Anthropic. Οι γραμμές είναι πρόταση προς το γραφείο, με ένδειξη ότι προέρχονται από αυτόματη ανάγνωση· δεν λαμβάνεται καμία απόφαση για εσάς. Βάση: το έννομο συμφέρον του γραφείου στην ορθή λογιστική επεξεργασία (άρθρο 6(1)(στ) ΓΚΠΔ). Μπορείτε να αντιταχθείτε με την «Εναντίωση σε Έννομο Συμφέρον» στη σελίδα «Τα Δεδομένα μου», όπως για τον βοηθό ΤΝ. Οι γραμμές διατηρούνται όσο υπάρχει ο λογαριασμός σας |
16. Βοηθός Τεχνητής Νοημοσύνης
| Τι κάνει: Εξηγεί και αναλύει, μόνο όταν του κάνετε ερώτηση, τα στοιχεία που έχει αντλήσει το portal για τη συγκεκριμένη επιχείρηση ή το συγκεκριμένο πρόσωπο. Οι απαντήσεις μπορεί να είναι ανακριβείς και χρειάζονται έλεγχο από άνθρωπο |
| Τι διαβάζει: Οφειλές, μισθωτήρια και συμφωνητικά ΑΑΔΕ· τα έντυπα που άντλησε το ίδιο το portal από την ΑΑΔΕ (π.χ. Ε1, Ε2, Ε3, εκκαθαριστικά, Ε9, ΕΝΦΙΑ, ΦΕΝΠ), και του υπόχρεου και του συζύγου· σύνολα και κατάλογο παραστατικών myDATA· την καρτέλα εργοδότη και τον κατάλογο ΑΠΔ του e-ΕΦΚΑ και τα μητρώα ΚΕΑΟ· αποτελέσματα και P&L, με τους εταίρους και τις σημειώσεις του γραφείου. Διαβάζει μόνο τις πηγές που είναι ανοιχτές για εκείνον που ρωτά: π.χ. όσο το myDATA είναι σε δοκιμαστική λειτουργία (ενότητα 15), ο βοηθός δεν το διαβάζει στις δικές σας ερωτήσεις. Διαβάζει μόνο τα στοιχεία του πελάτη για τον οποίο γίνεται η ερώτηση. Όπου το γραφείο το έχει ενεργοποιήσει, ο διαχειριστής ή στέλεχος του γραφείου μπορεί να ρωτήσει για πολλούς πελάτες μαζί (π.χ. «ποιοι έχουν ληξιπρόθεσμες οφειλές»): μόνο για όσους ήδη βλέπει (ο διαχειριστής όλους, το στέλεχος τους ανατεθειμένους), με τα λιγότερα δυνατά στοιχεία, ποτέ για όσους έχουν αντιταχθεί ή ζητήσει περιορισμό και χωρίς στοιχεία υγείας. Ο δικός σας βοηθός βλέπει μόνο τα δικά σας στοιχεία |
| Τι δεν διαβάζει ποτέ: Μηνύματα, κωδικούς TaxisNet, κλειδιά myDATA, κωδικούς πληρωμής, στοιχεία άλλων πελατών στις δικές σας ερωτήσεις και στοιχεία πελατών που δεν βλέπει εκείνος που ρωτά. Αρχεία που ανεβάζετε στους φακέλους εγγράφων διαβάζει μόνο όπως περιγράφεται παρακάτω («Έγγραφα που ανεβάζετε»)· για τα PDF παραστατικών myDATA ισχύει η ενότητα 15. Δεν συνδέεται ο ίδιος σε καμία δημόσια υπηρεσία και δεν υποβάλλει ούτε αλλάζει τίποτα |
| Στοιχεία υγείας: Τα στοιχεία υγείας ή αναπηρίας των εντύπων αφαιρούνται πριν από την αποστολή. Τα έντυπα όπου μπορεί να υπάρχουν (Ε1, εκκαθαριστικό και σύνοψή του) δεν αποστέλλονται στον πάροχο ΤΝ, ούτε στις δικές σας ερωτήσεις ούτε στου γραφείου. Ό,τι γράψετε εσείς στην ερώτηση αποστέλλεται όπως είναι |
| Έγγραφα που ανεβάζετε: Όπου το γραφείο το έχει ενεργοποιήσει για τον λογαριασμό σας, ο βοηθός ΤΝ μπορεί να διαβάζει και έγγραφα που ανεβάζετε εσείς ή το γραφείο στους φακέλους σας, για να τα κατατάσσει και να τα αρχειοθετεί, να βρίσκει ό,τι ζητάτε και να απαντά ή να συντάσσει σχέδια κειμένων με βάση αυτά. Ισχύουν τα ίδια όρια: δεν διαβάζει κωδικούς, κλειδιά ή κωδικούς πληρωμής, ούτε έγγραφα άλλων πελατών· τα στοιχεία υγείας ή αναπηρίας αφαιρούνται πριν από την αποστολή· ό,τι προτείνει το ελέγχει και το αποφασίζει άνθρωπος. Τα έγγραφα αποστέλλονται στην Anthropic, με επεξεργασία στις ΗΠΑ, χωρίς χρήση για εκπαίδευση και με διαγραφή κατά κανόνα εντός 30 ημερών· η κατάταξη και οι σημειώσεις που προκύπτουν φυλάσσονται όσο και το έγγραφο. Μπορείτε να αντιταχθείτε με την «Εναντίωση σε Έννομο Συμφέρον» στη σελίδα «Τα Δεδομένα μου». Όσο το γραφείο δεν την έχει ενεργοποιήσει, ο βοηθός δεν διαβάζει αρχεία που ανεβάζετε |
| Τι αποστέλλεται και πού: Η ερώτηση (έως 1.000 χαρακτήρες), έως τα δέκα (10) τελευταία μηνύματα της συνομιλίας και τα στοιχεία που διάβασε ο βοηθός αποστέλλονται στην Anthropic, με επεξεργασία μόνο στις ΗΠΑ (ενότητα 9), και δεν χρησιμοποιούνται για εκπαίδευση μοντέλων. Η Anthropic διαγράφει τα δεδομένα που λαμβάνει για την παραγωγή της απάντησης εντός 30 ημερών, εκτός από τις περιπτώσεις που προβλέπουν οι όροι της, όπως ο έλεγχος για παραβίαση των κανόνων χρήσης ή η συμμόρφωση με νομική υποχρέωση |
| Χρήση από εσάς: Μόνο όταν ο βοηθός είναι διαθέσιμος στο γραφείο σας, έχετε αποδεχθεί τους ισχύοντες Όρους Χρήσης και τον ενεργοποιήσετε εσείς. Αν είστε φυσικό πρόσωπο, δίνετε συγκατάθεση (άρθρο 6(1)(α) ΓΚΠΔ): επιλέγετε τη δήλωση συγκατάθεσης και πατάτε «Συμφωνώ και ενεργοποιώ τον βοηθό». Αν είστε επιχείρηση (νομικό πρόσωπο), πατάτε μόνο το κουμπί και η χρήση στηρίζεται στη σύμβαση (άρθρο 6(1)(β) ΓΚΠΔ). Η αποδοχή αφορά το κείμενο που σας εμφανίστηκε· αν αυτό αλλάξει, σας ζητείται ξανά. Την ανακαλείτε όποτε θέλετε με το «Απενεργοποίηση βοηθού ΤΝ», κάτω από το πεδίο της ερώτησης: η ερώτηση που τρέχει σταματά και η συνομιλία σβήνεται. Η ανάκληση δεν επηρεάζει τις υπόλοιπες υπηρεσίες |
| Χρήση από το γραφείο: Μόνο όταν το γραφείο έχει ενεργοποιήσει τη χρήση του βοηθού από την ομάδα του και ο διαχειριστής του έχει αποδεχθεί, μία φορά για όλο το γραφείο, τη στάθμιση εννόμου συμφέροντος (άρθρο 6(1)(στ) ΓΚΠΔ). Ερωτήσεις κάνουν ο διαχειριστής και τα στελέχη του γραφείου στα οποία έχετε ανατεθεί. Η δική σας συγκατάθεση δεν απαιτείται γι’ αυτό. Μπορείτε να αντιταχθείτε με την επιλογή «Εναντίωση σε Έννομο Συμφέρον» στη σελίδα «Τα Δεδομένα μου»· τότε το γραφείο δεν μπορεί πλέον να χρησιμοποιεί τον βοηθό για τα στοιχεία σας. Την πρώτη φορά που το γραφείο καταχωρίζει κωδικούς σας ή χρησιμοποιεί τον βοηθό για εσάς, όποιο από τα δύο γίνει πρώτο, σας στέλνουμε ένα email ενημέρωσης, μία φορά. Αν δεν έχετε email ή αν δεν μπορέσουμε να το στείλουμε, η ίδια ενημέρωση εμφανίζεται στο portal όταν συνδεθείτε. Έχει δύο κουμπιά, «Αποδέχομαι» και «Δεν θέλω τον βοηθό ΤΝ». Το δεύτερο σταματά μόνο τη χρήση του βοηθού για τα στοιχεία σας· οι αντλήσεις συνεχίζονται. Αν δεν πατήσετε τίποτα, όλα συνεχίζονται κανονικά. Την επιλογή σας την αλλάζετε όποτε θέλετε, και μετά από «Αποδέχομαι», με τον διακόπτη «Βοηθός ΤΝ του γραφείου» στη σελίδα «Τα Δεδομένα μου» |
| Δοκιμαστική λειτουργία: Όπου το γραφείο έχει ορίσει δοκιμή, ο βοηθός λειτουργεί μόνο για τους πελάτες της δοκιμής, και από εσάς και από το γραφείο. Για τους υπόλοιπους εμφανίζεται «Σύντομα διαθέσιμο» και δεν διαβάζεται ούτε αποστέλλεται τίποτα |
| Περιορισμός: Αν ζητήσετε περιορισμό της επεξεργασίας (ενότητα 6), ο βοηθός δεν χρησιμοποιείται για τα στοιχεία σας, ούτε από εσάς ούτε από το γραφείο |
| Διατήρηση: Η συνομιλία δεν αποθηκεύεται στο portal· χάνεται όταν κλείσει το παράθυρο του βοηθού ή η σελίδα. Εξαίρεση: οι απαντήσεις που επιβεβαιώνετε σε ερώτηση του βοηθού για μόνιμο στοιχείο της επιχείρησής σας («Γνώσεις πελάτη») φυλάσσονται κρυπτογραφημένες όσο υπάρχει ο λογαριασμός σας· το γραφείο τις βλέπει και μπορεί να τις διορθώσει ή να τις διαγράψει, και περιλαμβάνονται στην εξαγωγή των δεδομένων σας. Σκοπός είναι να μη σας ξαναρωτά ο βοηθός και να αναλύει σωστά τα στοιχεία σας· η νομική βάση είναι η ίδια με τη χρήση του βοηθού. Δεν φυλάσσονται απαντήσεις «Δεν ξέρω», κωδικοί πρόσβασης ή πληρωμής, ούτε στοιχεία υγείας ή οικογένειας. Μπορείτε να ζητήσετε από το γραφείο να σας τις δείξει, να τις διορθώσει ή να τις διαγράψει, ή να αντιταχθείτε στη φύλαξή τους (ενότητα 6). Η καταγραφή κάθε ερώτησης, χωρίς περιεχόμενο, σβήνεται σε 90 ημέρες μαζί με το υπόλοιπο αρχείο ενεργειών (ενότητα 7). Η εγγραφή ότι σας στάλθηκε η ενημέρωση για τη χρήση από το γραφείο διαγράφεται μαζί με τον λογαριασμό σας |
17. Πρόσωπα που δεν είναι χρήστες
Στα στοιχεία που αντλούμε ή μας δίνετε μπορεί να υπάρχουν στοιχεία άλλων προσώπων: του/της συζύγου (Ε1), εξαρτώμενων μελών, μισθωτών και εκμισθωτών, αντισυμβαλλομένων, εργαζομένων (ΑΠΔ). Τα επεξεργαζόμαστε μόνο όσο χρειάζεται για την υπηρεσία προς εσάς, με την ίδια ασφάλεια και τους ίδιους χρόνους διατήρησης. Τα πρόσωπα αυτά έχουν τα ίδια δικαιώματα (ενότητα 6).