Πολιτική διατήρησης και διαγραφής
Έκδοση 6/11/2026.
Διατηρούνται μόνο όσα χρειάζονται για την υπηρεσία, την ασφάλεια και συγκεκριμένες υποχρεώσεις ή αξιώσεις. Το portal παρέχει βοηθητική πληροφόρηση και δεν υποκαθιστά τα επίσημα βιβλία του γραφείου. Δεν ισχύει γενική φορολογική δεκαετία για κάθε δεδομένο του.
Βασικοί χρόνοι
| Κατηγορία | Κανόνας |
|---|---|
| Ενεργός φάκελος, έγγραφα και οικονομικά στοιχεία | Για όσο χρειάζονται στη συνεργασία, μέχρι νόμιμη διαγραφή. Δεν υπάρχει ενιαία αυτόματη διαγραφή με την απλή λήξη συνεργασίας. |
| Ιστορικό ενεργειών | 90 ημέρες. |
| Μηνύματα | 365 ημέρες. |
| Στιγμιότυπα πληροφοριών | 24 μήνες, με διατήρηση του νεότερου όπου προβλέπεται. |
| Κάδος εγγράφων | 30 ημέρες πριν από την οριστική διαγραφή. Αποτυχία φυσικής διαγραφής παραμένει εκκρεμότητα προς επίλυση. |
| Ελάχιστες αποδείξεις αποδοχής, εξουσιοδότησης και αιτημάτων δικαιωμάτων | 5 έτη κατά τον αντίστοιχο χρόνο λήξης της απόδειξης ή του αιτήματος. Αποδεικτικά σύμβασης συνδρομητή: 5 έτη μετά τη λήξη της σύμβασης. |
| Αιτήματα αρχικής επικοινωνίας | 2 έτη. |
| Στοιχεία πρώην χρηστών γραφείου | Απαλοιφή μετά από 90 ημέρες, με τις προβλεπόμενες εξαιρέσεις εκπροσώπησης και αποδεικτικών. |
| Αρχεία καταγραφής διακομιστή | 14 ημέρες. |
| Στοιχεία ΓΕΜΗ | 24 μήνες από την άντληση. |
| Δημόσια στοιχεία μητρώου αντισυμβαλλομένων (αναζήτηση ΑΦΜ) | 180 ημέρες από την τελευταία αναζήτηση. |
| Γραμμές PDF παραστατικών και «Γνώσεις πελάτη» | Όσο υπάρχει ο λογαριασμός. |
| Κατάταξη και σημειώσεις εγγράφων από ΤΝ, όπου ενεργοποιηθεί | Όσο και το έγγραφο. |
| Τεχνική ουρά εργασιών άντλησης | 30 ημέρες μετά το τέλος της εργασίας. |
Τα κλειδιά myDATA δεν διαγράφονται αυτόματα όταν λήξει η εξουσιοδότηση: παύει η επιτρεπόμενη χρήση τους και παραμένουν κρυπτογραφημένα. Διαγράφονται όταν τα αφαιρέσει το γραφείο ή ο πελάτης.
Διαγραφή και ελάχιστα αποδεικτικά
Η διαγραφή καλύπτει τον φάκελο και τα οικονομικά δεδομένα του πελάτη. Οι ελάχιστες αποδείξεις για θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων περιορίζονται στον αναγκαίο σκοπό και χρόνο· δεν χαρακτηρίζονται ανώνυμες. Το ιστορικό μπορεί να παραμένει με ελαχιστοποιημένα ή ψευδωνυμοποιημένα στοιχεία μέχρι τη δική του λήξη, όχι ως πλήρης ανώνυμη καταγραφή.
Η διαγραφή προσώπου που εκπροσωπούσε εταιρεία αφαιρεί την απόδοση συντάκτη στα μηνύματά της· δεν διαγράφει αυτομάτως το νήμα ή τα δεδομένα άλλων δικαιούχων. Κάθε αίτημα εξετάζεται στο σωστό πεδίο και γνωστοποιούνται συγκεκριμένες εξαιρέσεις. Η απενεργοποίηση πρόσβασης δεν ισοδυναμεί με διαγραφή.
Αποδείξεις αποδοχών και νόμιμοι χρόνοι
Οι αποδείξεις αποδοχών, συγκαταθέσεων, εξουσιοδοτήσεων και αιτημάτων δικαιωμάτων τηρούνται για τη λογοδοσία (άρθρα 5 παρ. 2 και 7 παρ. 1 ΓΚΠΔ) και για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων (άρθρο 17 παρ. 3 ε΄).
| Απόδειξη | Τι περιέχει | Χρόνος | Νομική αιτιολόγηση |
|---|---|---|---|
| Αποδοχή ή ανάκληση όρων, συγκαταθέσεων, εντολών ΤΝ, εξουσιοδοτήσεων, επιλογών καναλιού, εναντιώσεων | Πρόσωπο, ενεργών και ιδιότητα, είδος, έκδοση και hash κειμένου, χρόνος, κανάλι, IP και user agent | Όσο υπάρχει ο λογαριασμός· καμία αυτόματη διαγραφή | Λογοδοσία όσο διαρκεί η επεξεργασία |
| Κείμενα που αποδέχθηκαν (αρχείο εκδόσεων) | Πλήρες κείμενο, έκδοση, hash, ημερομηνία ισχύος | Χωρίς διαγραφή· η βάση αρνείται αλλαγή ή διαγραφή | Η απόδειξη χρειάζεται το ακριβές κείμενο |
| Εξουσιοδότηση myDATA | Πρόσωπο, ιδιότητα, εκπρόσωποι, έκδοση και hash, αποδεικτικό | Όσο υπάρχει ο λογαριασμός· η βάση αρνείται αλλαγή | Όπως παραπάνω |
| Ελάχιστη απόδειξη μετά τη διαγραφή λογαριασμού | Όνομα, είδος, έκδοση και hash, χρόνοι αποδοχής και ανάκλησης, ενεργών, αναφορά αποδεικτικού· χωρίς ΑΦΜ, email ή IP· HMAC | 5 έτη από τη διαγραφή· παράταση με δέσμευση για εκκρεμή υπόθεση | Γενική παραγραφή αξιώσεων αδικοπραξίας 5 έτη από τη γνώση (ΑΚ 937), αξιώσεων ελευθέρων επαγγελματιών 5 έτη (ΑΚ 250). Δικηγόρος: αν χρειάζεται η μέγιστη παραγραφή 20 ετών (ΑΚ 249) για κάποια κατηγορία |
| Αιτήματα δικαιωμάτων | Είδος, χρόνοι, απάντηση | 5 έτη μετά τη διαγραφή του λογαριασμού | Όπως παραπάνω |
| Αποδοχές πρώην μελών του γραφείου | Όπως η πρώτη γραμμή | 5 έτη μετά την αφαίρεση | Όπως παραπάνω |
| Αποδοχή σύμβασης συνδρομητή και ανανεώσεις | Υπογράφων, ιδιότητα, έκδοση και hash, IP, βήμα κωδικού και 2FA, HMAC | Τουλάχιστον 5 έτη μετά τη λήξη της σύμβασης (σήμερα καμία αυτόματη διαγραφή) | Συμβατικές αξιώσεις· Δικηγόρος |
| Ιστορικό ενεργειών | Ποιος, τι, πότε, HMAC ανά γραμμή | 90 ημέρες | Ασφάλεια· δεν είναι η απόδειξη αποδοχής, που τηρείται χωριστά |
| Ψευδωνυμοποιημένα οικονομικά στοιχεία πρώην πελατών | Μεγέθη ανά χρήση | Έως 31/12 του έτους Υ+11 | Απόφαση ιδιοκτήτη· φορολογικός έλεγχος (ν. 4987/2022). Δικηγόρος |
Καμία εργασία καθαρισμού δεν σβήνει απόδειξη πριν από τους παραπάνω χρόνους. Η καθημερινή εκκαθάριση σβήνει μόνο: ελάχιστες αποδείξεις με λήξη πριν από σήμερα και χωρίς δέσμευση («αποδείξεις συγκατάθεσης που έληξαν»), αιτήματα δικαιωμάτων διαγραμμένων λογαριασμών μετά τα 5 έτη («εγγραφές διατήρησης που έληξαν»), αποδοχές πρώην μελών του γραφείου μετά τα 5 έτη («αποδοχές γραφείου που έληξαν»). Τα επίσημα βιβλία και στοιχεία του γραφείου τηρούνται εκτός portal, με τους χρόνους της φορολογικής νομοθεσίας.
Αντίγραφα και εξωτερικά συστήματα
Τα ημερήσια αντίγραφα της εφαρμογής έχουν κανόνα 14 ημερών και τα πλήρη 7 ημερών. Πρόσθετος κύκλος ζωής 29 ημερών προβλέπεται ως μέτρο ασφάλειας· η ενεργοποίησή του απαιτεί χωριστή επαλήθευση. Αστοχία επαλήθευσης ή διαγραφής απαιτεί έλεγχο, όχι υπόσχεση απόλυτης λήξης.
Ο καθρέφτης αρχείων στον διακομιστή μπορεί να κρατά διαγραμμένα αρχεία έως 30 ημέρες μετά τη διαγραφή. Το ιστορικό επαναφοράς της Neon είναι 7 ημέρες. Τα Hetzner Backups είναι απενεργοποιημένα από 24/09/2026. Δεν συνυπολογίζονται ως ενεργές ημερήσιες εικόνες και δεν δηλώνεται ενιαίο ανώτατο όριο 30 ημερών για όλα τα συστήματα ή όλα τα διαδοχικά αντίγραφα.
Τα αντίγραφα δεν τροποποιούνται μεμονωμένα για κάθε αίτημα. Σε επαναφορά εφαρμόζονται ξανά οι διαγραφές και οι ανακλήσεις πριν από νέα χρήση. Τα αναγκαία ημερολόγια επαναφοράς πρέπει να καλύπτουν όσο ζει σχετικό αντίγραφο, με περιορισμένη πρόσβαση. Οι χρόνοι άλλων παρόχων και νόμιμων παραληπτών διέπονται από τις αντίστοιχες συμβάσεις και υποχρεώσεις· η διαγραφή στο portal δεν διαγράφει αντίγραφα σε γραμματοκιβώτια ή συσκευές.
Στη Sentry δεν αποδίδεται συγκεκριμένος χρόνος που δεν έχει καταγραφεί. Για την Anthropic ισχύουν οι εμπορικοί όροι και οι εξαιρέσεις τους: χωρίς χρήση δεδομένων API για εκπαίδευση κατά προεπιλογή και υπό τους όρους αυτούς και συνήθης διαγραφή εισόδων/εξόδων εντός 30 ημερών, όχι εγγύηση μηδενικής διατήρησης. Βλ. μητρώο εκτελούντων.